KÉT MÓDSZER – HOGYAN LEGYEN NEKED SAJÁT BI RENDSZERED
(még ha ez nem is hivatalos és nem is tud róla a főnök…)
A cikkben megmutatjuk‚ hogy egy saját sziget rendszer mekkora mértékben segíti az adott munkavállaló vagy team munkáját. Ezek az „árnyékból felemelkedő” rendszerek képesek hatékonyabbá tenni a managementet és lerakni az adatvezérelt döntéstámogatás alapjait bármelyik cégnél!
Mutatunk számodra két case study-t‚ hogyan lépj túl a különböző táblázatokban végzett unalmas manuális munkán és automatizáld azt!
KKV-k és multik esetében egyaránt előfordul‚ hogy valamilyen okból nincs (hivatalos) lehetőségünk üzleti intelligencia rendszerrel megtámogatni a döntéstámogatáshoz szükséges elemző feladataikat:
- Az árazáshoz és a sales támogatásához szükség volna az elemzésekre‚ de nincs (megfelelő) controlling
- A könyvelési adatok hozzáférhetőek‚ de csak havonta frissülnek és nehezen értelmezhetőek azok a listák
- A controlleri feladatok nagy részét még mindig manuálisan végzik‚ excel táblákat toldoznak-foldoznak. Ahelyett hogy a széles körben automatizálnák a folyamatokat és jelentéseket:
- Eredménykimutatás mellett a mérleg és az átsorolások is elkészülhetnek automatikusan
- Cash-Flow kimutatás és forecast csak egy gombnyomás
- KPI-ok interaktív dashboard-jaiért és időbeli lefutásuk ábrázolásáért sem kellene órákat küzdeni
Nézzünk meg az ígért két esettanulmányt‚ amikor egy alulról/belülről építkező BI rendszer nőtte ki magát hivatalos rendszerré. Átformálta a korábbi folyamatokat és elhozta az egyensúlyt az erőben – hiszen az üzleti döntéseket már az elemzett adatokalapján hozták meg!
KÖLTSÉGELEMZÉS‚ GYÓGYSZERIPAR
Munkatársam és barátom korábban egy gyógyszermultinál dolgozott‚ controllerként.
- Rendszerint 4-5nap volt mire a szükséges adatokat összevadászták mire nekiláthattak a kért táblázatoknak
- Az érdemi elemzési munkára nem maradt se idő se kapacitás
- A feladat el volt ugyan végezve de tényleges hozzáadott értéke nem sok volt. Az elemzések nem mutattak túl egy torta diagrammon…
Barátom ezt megelégelte majd a tanult módon az alapoktól kezdve összerakta a saját maga kis BI rendszerét:
- Elkészítette a letöltéshez használt SAP riportoknak az egyszerűsített változat hiszen csak az adat kellett belőle
- Majd egy „pici adatbázissá” szervezte ezeket az állományokat
- Így a letöltött sok 100ezer sornyi adatot a Power BI Desktop dolgozta fel nem volt szükség beavatkozni az adatokkal végzett műveletekbe
- A két napos riportálás helyett átlagosan 25 (igen huszonöt!) perc alatt elkészült a teljes feladattal
azaz első nap délre kész volt az egész…- Hiba nélkül‚ hiszen egy számítógépes alkalmazás végezte el
- Az adatok grafikonok segítségével vizualizálásra kerültek‚ ezáltal könnyen átadható volt a megszerzett tudás a vezetés számára
- Hatékonyak lettek – végre nem az adatok összeszedésével és formázásával ment el az idő‚ hanem bőséggel maradt energia az érdemi elemzésre (gazda szeme hizlalja a jószágot)!
- Dinamikus leszűrések miatt egyszerűen “mögé lehetett nézni” a számoknak. Könnyű volt meglátni a mélyben húzódó trendeket – egészen egyszerűen nem ment ki felületes elemzés a controllingról!
- A beállított riasztások miatt a jelentős eltérésekről a jogosultak automatikus értesítést kaptak e-mail formájában – így nem kerülhette el semmi releváns tétel (esetleg könyvelési hiba) a figyelmet!
Természetesen ennek a jutalma nem maradt el‚ dupla éves bónusszal jutalmaztak a hozzáállást és a szaktudást. A management board elé is eljutott a sziget rendszer híre‚ mely projektet indított és cég szinten is megreformálták a controlling tevékenységének ezt a részét.
SALES ADATOK ÉS MARKETING KÖLTÉSEK‚ KERESKEDŐ CÉG
Ügyfelünk story-ja is nagyon tanulságos‚ plakatívan szemlélteti hogyan nőtte ki magát a Sales által használt pici sziget rendszer “hivatalos” céges támogató rendszerré. Az ingyenesen használható Power BI Desktop verzióval létrehozott BI rendszer tovább lett fejlesztve és később felköltözött a felhőbe…
- Először csak egy alap Sales Dashboard-ot raktunk össze‚ hogy az értékesítés valósidejű riportálását kényelmesen meg tudják oldani
- Ne gondoljatok semmi komolyra – egyszerű csillagséma‚ adatok forrása a könyvelőprogram‚ a CRM rendszer és jó pár excel sheet
- A sales-es munkatársak ezt a rendszert “nézték össze” a Google és a Facebook hirdetési analitikáival. Majd jött a kérés az Ügyfél oldaláról‚ hogy össze tudnánk-e kötni ezt a Sales Dashboard-ot a Facebook és Google adataival? Itt indult meg a brainstorming az Ügyfél sales-es és marketinges Munkatársai között… mi pedig szívesen álltunk a kérés elé‚ hiszen szeretjük a kihívásokat!
- Megvalósítottuk‚ hogy a marketing költések‚ valamint ezzel párhuzamosan jelentkező bevétel és margin növekedés egy rendszerből kinyerhetőek legyenek
- Igény szerint táblázatban‚ diagrammban‚ vagy csak havonta összegezve
- Termékenként‚ értékesítési csatornákra bontva
Egy hét alatt leszállítottuk az MVP-t (Minimum Viable Projet – nem végleges‚ funkcióiban még nem teljes‚ de használható verzió). Itt már a Power BI Pro-t használtuk‚ felköltöztettük a felhőbe a rendszert az internetes elérhetőség (tabletről és mobilról is!) és a kommentelhetőség / kollaboráció miatt.
- Heti ütemezésben (sprintekben) haladtunk‚ az újonnan érkező igényeket lefedő fejlesztéseket a következő héten élesítettük
- Bő egy hónap múlva – Sales és Marketing osztály lévén 🙂 – egy vezetői megbeszélésen az Ügyvezető egyik kérdésére a BI rendszer segítségével feleltek:
- A mesterséges intelligencia használatával‚ mobilon bepötyögött kulcsszavakra a BI rendszer válaszként feldobott három lehetséges diagrammot
- Az egyik tökéletesen lefedte az Ügyvezető kérdését – mindezt 15 másodperc alatt‚ teljesen automatikusan és további erőforrás / munkaidő felhasználása nélkül
- Teams-szel és PowerPoint-tal integrálva
- Nem kellett sokat várni a telefonra‚ hogy adjunk ajánlatot a controlling rendszer pénzügyi részének az automatizálására és bevonására az Üzleti Intelligencia rendszerbe
Ez a project egy valódi siker story‚ hogy hogyan lehet megfontoltan és kis lépésekből bottom-up összerakni egy költséghatékony rendszert. A Sales és Marketing terület elkezdte és végigvitte a projectet – a pénzügy bevonásával és végül a logisztikai kimutatások implementálásával.