Azzal a bizonyos “pizzás példa“-ával szeretném bemutatni Nektek a Controlling Outsource lényegét!
Miért éri meg KKV-knak – a könyveléshez hasonlóan! – egy külső szolgáltatótól igénybe venni a controlling szaktudást és munkát.
Nem szeretnék számokról, módszertanról vagy megtérülésről írni – csak egy egyszerű hüvelykujj szabályt hoztam!
Szeretnél enni egy pizzát – négy lehetőséged van:
- Sütsz magadnak
- Mirelit pizza
- Rendelsz magadnak, házhoz szállítással
- Étterembe mész
Mindegy, hogy melyik melyik opciót választod, mindegyik hozzáváalóra szükséged lesz – így vagy úgy, de kelleni fog! Kell a tészta, kell a feltét és kell az asztal!
Ehhez hasonlatos a controlling iránti igény is – ugyanez a skálázása:
1 – Megcsinálod magadnak, mint a pizzát – nem értesz hozzá túl sokat, nincs is benne gyakorlatod, igazából nem is tudod, hogy hogyan állj neki. Az adatok és az elemzés nagyon kellene a jó döntéshez, de Te a business-edhez értesz, abban vagy jó
2 – Felveszel egy controllert (mirelit pizza esete) – Ő ért hozzá, de egyedül van, nem egy szakmailag összeállított team része. A szakterület bizonyos részeihez jól ért, bizonyos részekhez meg nem, hiszen csak pár év gyakorlata van.
3 – Külső controlling tanácsadó segít Titeket (pizza rendelés esete) – Egy adatelemzőkből és controllerekből álló team elvégzi helyettetek az adatok összeszedését, kimutatások összeállítást és elemzését. Minden, ami az érdemi munkához kell, azt tálcán kapjátok meg.
4 – Az egész controlling mutatványból csak a végeredmény érdekel (beülsz egy étterembe) – nem érdekel túlzottan a folyamat (se a pizzasütés, se a controlling feladatok), az eredményt szeretnéd megkapni, abban a formában, ahogyan Te szereted!
Mi az ALBATROS-nál a 3. és a 4. opciót szeretjük a pizzából is, és a controllingból is!
- Támogatjuk Ügyfeleinket a teljes controlling gépezettel (infrastruktúra, üzleti intelligencia rendszer, riportok és társai), hogy Ők manuális munka nélkül csak az érdemi elemző munkára koncentrálhassanak. Átvesszük az adatokkal való munka terhét, így marad idő a részletekre és a miértek megkeresésére!
- Vagy elvégezzük az összes controlling feladatot és ellátjuk az összes funkciót – beleértve az üzleti terv készítését és az éves auditra való felkészülést is. Így az Ügyfél egy teljes controlling team munkáját kapja meg, kevesebb, mint egy controller havi béréért!
Ahogyan a pizzánál, úgy a controlling esetében is kell minden hozzávaló. Ha egy is kimarad, akkor már a valós és helyes eredmény is kétséges – a ráfordítás / haszon arányról nem is beszélve!
Platform
- Elengedhetetlenek a megfelelő platformok ismerete, úgy mint a könyvelőprogramok, adatbázisok, vagy üzleti intelligencia rendszerek!
- Értem, össze lehet sok mindent ollózni excelben is – csak a funkcionalitás nagy része veszik el, sok időt visz el, emiatt pedig végsősoron drága lesz! Akkor is ha saját magadnak csinálod, akkor is ha a tanácsadód csak excelben dolgozik – ki kell majd fizetni
Adatgyűjtés
- Az adatok különböző, heterogén forrásokból (táblázatok, könyvelői listák) való összegyűjtése, transzformálása (közös nevezőre hozása) szintén időigényes, de egyben könnyen automatizálható lépés!
- Ez a lépés lehet időigényes, drága és hibalehetőségekkel teli, vagy automatizálva ennek az ellenkezője – módszertan adott!
Számvitel
- A számviteli és controlling szakmai tudás kikerülhetetlen. Vagy tanulta ÉS alkalmazta az ember a megszerzett tudást a munkája során, vagy nem.
- Mindenki azt, és csak azt csinálja, amihez ért – az orvos gyógyít, a könyvelő könyvel, a controller elemez és üzleti partnerként áll a döntéshozók mellett!
Képletek
- Szintén egy időigényes és hibalehetőségekkel teli feladat – elég egy tizedesvesszőt máshova tenni, vagy előjelet, esetleg egy $ jelet nem pontosan használni. Hamar el lehet dobni fél-, vagy egy napnyi munkát! A rosszabbik eset az, amikor ki sem derül a hiba, így hibás számok és kimutatások alapján születik meg fajsúlyos üzleti döntés…
- Szintén automatizálható ez a lépés, jelentős idő és költség megtakarítás mellett.
Grafikonok
- Az esztétikum mellett sok különbséget lehet felsorolni egy jó esetben is közepes kategóriájú excel diagram és egy korszerű vizualizáció között.
- Elsőként a dinamikus szűrők funkciót emelném ki – tehát, ha egy oszlopra (pl.: adott negyedéves forgalom) simán csak rákattintunk, az szűrni fogja a dashboard többi elemét is arra a negyedévre.
- Vagy akár a paraméterezhetőség, vagy az alábbi lehetőség az időtáv vizsgálatása (az oldal látogatottságának szűrésénél)
Elemzések és Riportálás
- Elengedhetetlen, hogy az elemzések és azok “tálalása” ne a szakami sztenderdeknek megfelelően történjen!
- A legmélyebb, módszertanilag kifgástalan elemzés sem éri el a célját, ha nem jól adják át a mondanivalóját. Hiába a befektetett munka és pénz, ha azt az adott vezető nem tudja felhasználni a döntései meghozása során.
- Erre a legjobb megoldás az IBCS® (International Business Communication Standard – Nemzetközi Üzleti Kommunikációs Sztenderd) használata, mely szabályozza a diagrammok típusától a kommunikáció hogyanjáig a teljes folyamatot és módszertant.
Tervezés
- Az Üzleti terv készítése elsőre nem hangzik nagyon nehéznek. Viszont a 2021-es év tervezése mindenkinek komoly falat lesz, ágazattól függetlenül! A COVID nyomán kialakult gazdasági helyzet még az érintetlennek tűnő szektorokba is be fog gyűrűzni a szállító / vevő láncolatokon keresztül.
- Mi alapján tervezzünk egyátalán? 2019 nem jó, mert már régen volt. 2020 nem jó bázisnak, mert az az év nagyon “összevissza volt”.
- Erre megoldás, a gördülő tervezés a Rolling Forecast. Ezen módszertan szerint – az ismert (értékesítési vagy gyártási) rendelések alapján és a tervekben nagy biztonsággal megbecsülhető tételek (pl.: értékcsökkenés, bérek) mentén előre 3-6-9 hónapra készül el a terv. Természetesen automatikusan, BI (üzleti intelligencia) rendszer segítségével.
- Ez a módszertan nagyságrendel gyorsabb és pontosabb, mintha manuálisan terveznénk – és minden esetben költséghatékonyabb is annál!
Könyvvizsgálat
- Végül, de nem utolsó sorban a Könyvvizsgálat. +10 gyakorlati tapasztalattal lévő auditor Munkatársunk a könyvvizsgálati elveknek megfelelően átnézi a könyvvelést és a kapcsolódó controlling dokumentumokat (pl.: önköltségszámítás) a hivatalos könyvvizsgáló érkezése előtt.
- Sokkal jobb, ha mi találjuk meg az estleges hibákat (és javítjuk közösen), még a könyvizsgálat megkezdése előtt.
Minden információ adott már a számodra, hogy eldöntsd – szenvedni szeretnél a controllinggal, ölni bele az időt és a pénzt, vagy egyszerűen az eredmény, a kész riportok, elemzések kellenek?
A döntés a Tiéd, hogy mirelit pizza, vagy a gourmet élmény?