Excel vs. Power BI Dashboard-ok
A Power BI jelentheti majd a sokak által használt Excel Dashboard-ok halálát?
Véleményünk szerint nem szükségszerűen – a két eszköz sokáig (értsd: nagyon sokáig) egymás mellett, egymást részben átfedve, részben kiegészítve lesz használva. Az Excel ott van már minden számítógépen, alap szinten minden érintett ért hozzá és a Dashboard-ok használatának elsajátítása nem bonyolult. A nulláról felépíteni viszont nagyon is az.
A Power BI működtetése sem rakéta tudomány, viszont több (szerteágazó) ismeret kell hozzá. Ezért cserébe sok-sok olyan funkciót kínál, ami az Excel-ben megoldhatatlan.
Ha kellő ismeret és gyakorlat hiányában nézzük, akkor a Power BI olyan, mint a Mátyás királyos mese – jött is meg nem is, köszönt is meg nem is, hozott is ajándékot meg nem is.
Egy vérprofi excel gurut, aki rendelkezik query, pivot és VBA ismeretekkel, van vénája, szépérzéke és kellő fókuszáltsága a dashboard-okhoz nehéz meglepni egy jól felépített Power BI kimutatással – vélhetően meg fogja tudni csinálni sima excel-ben is.
Viszont hiányozni fognak belőle azok az alap feature-ök, mint például az interktivitás magas foka, ütemezett futtatás és társaik, melyek a BI rendszerek sajátosságai. Van amire Excel kell, van amire meg már BI. A siker kulcsa a két alkalmazás használatának egyensúlyában / egymást kiegészítő tulajdonságaikban van.
Nézzük azon kulcs tényezőket, melyek segítenek eldönteni, mikor-hol-miért melyik eszköz a legjobb választás a számunkra.
Excel és Power BI összehasonlítás
Excel
Power BI
Könnyű tanulhatóság
Sok szervezetben van fekete-öves excel felhasználó, aki képes Excel Dashboard-ot építeni, viszonylag gyorsan és hatékonyan.
Ugyanakkor a legtöbb multinál még mindig jelen van az excel táblák össze-vissza kötözése és a PIVOT táblák használati képességének hiánya is.
A Power BI a klasszikus „easy to begin, hard to be a pro” elven készült, ugyanakkor szükség van hozzá némi adatbázis (SQL?), PowerQuery és PowerPivot ismeret is.
Illetve meg kell ismerni az új chart-okat és a publikálási módszereket is.
Diagramok, chart-ok kiválasztása
Valóban sok excel diagram közül választhatunk, melyek használata értelemszerű és nem bonyolult összerakni őket.
A vizualizációs eszközök (Power BI meg pláne!) mind erre fókuszálnak – az adatok (és a belőlük nyerhető információk!) vizuális megjelenítésére.
A Power BI-ban elérhetőek a piactéren az egyes egyedileg fejlesztett vizualizációk (döntően ingyenesek), sőt fejleszthetünk magunknak saját chart-okat is.
Diagramok, chart-ok testreszabása
Szinte minden testre szabható, a már jól ismert módon! Egyedi megoldások tárháza is kimeríthetetlen.
A Power BI vizualizációk csak a beépített formázási lehetőségekkel bírnak. A legtöbbjük elegendő, de a formázhatóság terén nem érnek fel (még!) az excel guruk által formázott diagrammok szinjére.
Interaktivitás
A Szeletelők (és döntően PIVOT táblák) profi szintű alkalmazásával megvalósítható az interaktivitás és a megfelelő szűrések. Nem magától értetődő, nem egyszerű, de megoldható.
A PowerBI-ban is van szűrő, de olyan interaktivitást biztosít, melyről az excel világában felnőve nem is álmodhatunk. Minden szűrő, minden diagram és minden lista interaktív és szűri az összes többit! Mindemellett (döntően a hierarchiák mentén) a lefúrás is biztosított az adatok legalsó szintjéig!
Flexibilis elemzések
Az Excel rugalmassága elsőrendű – hiszen aritmetikai rendszer! Csak szedd össze a kívánt adatokat és egy PIVOT táblával már összegezheted, csoportosíthatod és szűrheted is azokat!
Power BI-ban mindez nehézkesebb – SUMHA helyett GROUPBY, FKERES helyett MERGE és társai.
Viszont számos olyan lehetőséget kínál, amiről földi excel felhasználó nem is álmodott:
- APPEND
- Descartes szorzat
- DAX és M függvények mindenhol használhatóak
Publikálhatóság
Van már Excel WebApp, meg emailban is át lehet küldeni az adatokat, használhatunk megosztott helyeket is, de a publikálás, lokkolás, közös használat nem lesz megoldható maradéktalanul excel alatt.
Power BI dashboard-ok minden eszközön (PC, mobil, stb) működnek, valamint az adatok védelme is megoldott.
Adatszett mérete
Ez egy sarkalatos pontja az excelnek – 20-30,000 sor fölött problémák adódhatnak. A Power Pivot segíthet ezen, de a hozzá szükséges szaktudás kevés szervezetben elérhető.
A Power BI könnyedén kezel milliónyi sort, illetve egy adatbázishoz (BÁRMILYEN, akár egy régi ACCESS-hez is) csatolva nem akadály a Big Data sem!
Adatforrás
Power Query használatával szinte bárhonnan, bármilyen forrásból származó adat használható, de a Query tudás nem mindenütt elérhető.
A Power BI szintén a Power Query-t használja, így szinte mindenhonnan eléri az adatokat.
Automatikus frissíthetőség
VBA macro-ók segítségével megoldható, de sok esetben problémás és a valódi macro szaktudás is ritka és/vagy költséges.
Az ütemezett futtatás része a Power BI képességeinek, egyszerű a használata.
Hozzáférhetőség
Az excel-t bárki eléri és az alap szintű használata nem bonyolult.
A Power BI vállalat szintű használatához szükséges a szaktudás és a támogatás – viszont az induláshoz elég 2-3 hónap gyakorlat és megfelelő látásmód.
Költségek
Része az Office-nak, így szinte „mindenkié”.
Személyes használatra ingyenes, így kisebb szervezetek is költségmentesen tudják használni. Nagyobb szervezetek esetében 10$ / hó / felhasználó vagy a Prémium licence lehet a megoldás.
Az Excel Dashboard-ok az alábbi helyzetekben használatosak
Profi dashboard-ot építeni nem könnyű, de nem megugorhatatlan szint. Szüksége lesz számos olyan képességre (VBA, query, pivot, szűrők, formázási ismeretek), mely nem minden excel-lel foglalkozó Munkatársnak van meg. Viszont alacsony ráfordítással (~1hónap) ezek elsajátíthatók és a karrier későbbi állomásain is fontosak lesznek.
Érdemes beruházni (mind a munkaadó, mind a munkavállaló részéről) ezen képességek megszerzésébe – ugyanis alacsonyabb ráfordítással, rövidebb határidő mellett előállhatnak ezek a kimutatások.
Power BI
A Power BI viszont azoknak az excel felhasználóknak van, akik képesek (szeretnék, készen állnak) a nagyobb kihívásokat vállalni a sokszorosan megtérülő eredményért. A Power BI több lehetőséget ad, több olyan feature-rel rendelkezik, melyeket az excel egészen egyszerűen nem nyújt, nincs rá lehetőség.
Valóban időt és energiát kell rá fordítani (néha még pénzt is egy-egy komoly tanfolyamra), de a munka hatékonyság növelése és az elemzések fókusza és mélysége ezt többszörösen meghálálja. Az idő nem az adtok gyűjtésével és összegzésével megy el, hanem a hatékony elemzések adják majd a munkaidő nagyobbik részét. How to be a data analyzer, insted of staying data cruncher – idézve Daniel Korioth-ot a Bosch magyarországi nagyfőnökét.