Kontrolling szolgáltatás, riportálás és tanácsadás
Ügyfelem egy dinamikusan fejlődő ügyvédi iroda a polgári és gazdasági jog területén. Az alapító partnerek kontrolling szempontú átvilágítás kapcsán kérték a segítségünket. Az audit megállapításai alapján testreszabott és automatizált kontrolling rendszert kívántak bevezetni az irodánál.
Elsődleges cél volt, hogy láthatóvá váljon a cégen belüli munkaidő ráfordítások hasznosulása és pénzügyi realizációja, az egyes munkatársak hatékonysága és a projekteken képződő profit.
A controlling rendszer input adatai
Az ügyvédi iroda munkafolyamatainak megismerése majd a rendelkezésre álló input adatok vizsgálata egyértelművé tette számunkra, hogy az üzleti folyamatok terén is profi team-mel dolgozhatunk együtt:
- Rendelkezésünkre állt három évnyi munkaidő kimutatás, mely percre pontosan megmutatta, mely Kolléga mely projektre (ügyre) mennyi munkaidőt fordított. Mindezt lebontva a tényleges munkaidő ráfordításra, a vezetők által jóváhagyott / elvárt átfutási időkre és a ténylegesen kiszámlázott órákra
- A külsős könyvelőktől főkönyvi kivonatot, projekt (ügy) szinten részletezett árbevétel analitikát és tételes bérszámfejtést kaptunk
- Az adatok részletezettségéből és magas minőségéből látszott, hogy ezekből megbízható elemzéseket készíthetünk, melyekre alapozva meg lehet határozni azokat a mérendő KPI-okat, ahol a vezetőség fejlődést szeretne látni.
A controlling rendszer output kimutatásai
Az output-ként specifikált KPI-ok és dashboard-ok mellett már a fejlesztési munka megkezdése előtt javaslatot tettünk a kontrolling feladatok átszervezésére és a havi szintű riportálás ütemezésére:
- Üzleti tervet készítettünk az ügyvédi iroda számára, mely bázisként szolgált minden hónap eredményének értékeléséhez:
- Egyrészt a fedezeti pont meghatározta a minimális árbevételt – így már hónap közepén látszott a várható munkaóra ráfordításokból a várható bevétel és a várható profit is.
- Másrészről meghatározásra került minden Kolléga esetén az egyes munkatípusokra (pl.: munkaügy, GDPR vagy peres ügyek) az óránkénti önköltség. Ezeket használtuk a felmerülő költségek utilizációs és realizációs mutatóinál, valamint azonnali támogatást nyújtott az egyes ajánlatok készítésénél, mellyel a nyerési esélyt sikerült +20%-kal növelni (sales funnel riportálásának segítségével)
- Az automatizált adatfeldolgozás és az ebből adódó költséghatékonyság miatt Power BI platformot javasoltunk -> így a havi adatfeldolgozás és a teljes jelentési csomag elkészítési ideje másfél órára csökkent, a manuális munkavégzéshez képest a költsége pedig a 25%-ára esett vissza.
- A könyvelők minden hónap 5.-ik munkanapjára végeztek a számviteli feladatokkal, a jelentési csomag a BI rendszerben és PDF-ben is előállt a 6.-ik munkanapra. Így a 8-10.ik munkanapon megtartott meetingen már nem az eredményt érintő kérdésekkel foglalkoztunk, hanem a miértek megértésével és a pozitív trendek fenntartásával!
- A dolgozói munkaidőráfordítások mellett az esetleges munkaidő csökkentéseket is nyomon követtük – így a kihasználtság 10-15%-os növelése mellett a munkatársak szakmai kompetenciáját és fejlődését is monitoroztuk.
- Így sikerült a munkatársankénti átlagos megtérülést (ROI) 100% fölé vinni – a munkatársra fordított költségek (döntően bér és rezsi) duplája realizálódott árbevétel formájában!
- Valamint a ~100%-os átlagos ROI mellett is lehetőség nyílt javítani a fejlesztendő szakmai kompetenciákon